Pada posting saya akan menjelaskan teknik-teknik pembuatan mail merge menggunakan OpenOffice.org. Pada saat tutorial ini dibuat, versi OpenOffice.org terbaru adalah OpenOffice.org 3.0. Jika Anda menggunakan versi sebelumnya atau bahkan sesudahnya Anda dapat menyesuaikan dengan versi tersebut. Sedangkan dua aplikasi OpenOffice.org yang saya gunakan adalah OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama (main document) dan OpenOffice.org Calc sebagai sumber datanya (data source).
Mengapa menggunakan OpenOffice.org ?
oo
Alasan utama saya menggunakan OpenOffice.org adalah karena aplikasi ini bersifat open source, sehingga Anda tidak perlu membayar lisensi kepada pembuatnya (berlisensi bebas). Cita-cita yang lebih panjang tentunya adalah saya ingin menciptakan generasi yang bisa menghargai hasil cipta orang lain, dalam hal ini adalah generasi yang menggunakan hasil cipta bukan bajakan. Tidak dipungkiri lagi bahwa saat ini, sebagai negara berkembang, sebagian besar rakyat Indonesia masih menggunakan perangkat lunak bajakan/tidak asli. Untuk itu dibutuhkan kerjasama dari kita semua untuk dapat memulai menggunakan perangkat lunak aplikasi-aplikasi open source. Usaha ini pastinya tidak akan begitu saja berhasil.
Menurut saya, usaha tersebut dapat dimulai dari hal-hal sederhana. Misalnya mulai memperkenalkan aplikasi-aplikasi open source kepad siswa SD, SMP atau SMA. Jika mereka dari kecil sudah memulainya, bukan tidak mungkin untuk generasi berikutnya prosentase pembajakan perangkat lunak di Indonesia bisa berkurang bahkan menjadi nol.
Alasan lain mengapa saya membuat tutorial ini adalah karena untuk membuat mail merge dengan OpenOffice.org cukup berbeda langkah-langkahnya dengan jika kita membuat mail merge di Microsoft Office. Semoga tutorial ini bisa berguna bagi Anda.
Bagaimana cara mendapatkan aplikasi OpenOffice.org ?
Aplikasi OpenOffice.org dapat diperoleh dengan cara men-download dari internet, meng-copy CD yang disertakan dalam buku atau majalah, atau membeli dari penyedia CD/DVD lainnya. Untuk mendownload secara langsung silahkan klik disini.
Apa itu mail merge ?
Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer). Pada tutorial ini saya menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama dan OpenOffice.org Calc sebagai sumber datanya, karena kasus-kasus seperti inilah yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari.
Apa sajakah manfaat mail merge itu ?
Sebagai seorang pimpinan lembaga pendidikan komputer, misalnya Anda ingin membuat sertifikat untuk peserta didik Anda. Jika peserta didik Anda sedikit tentunya Anda dapat membuat satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun jika peserta didik Anda mencapai ribuan bagaimana Anda membuat sertifikatnya ? Membuat satu persatu ? Tentunya hal ini akan merepotkan Anda. Lain halnya jika Anda membuatnya dengan mail merge. Anda cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat seritikat, mail merge dapat juga digunakan untuk membuat:
1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Pada tutorial kali ini saya berikan contoh penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini.
Langkah 1
Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).
dok utama
Klik disini untuk download dokumen utamanya.
Langkah 2
Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas.
langkah 2
Selanjutnya, silahkan Anda buat sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data Anda dengan nama sumber.ods.
Klik disini untuk download file: sumber.ods
langkah21
Keterangan:
1.Untuk menentukan jumlah, blok dulu ketiga sel C2 sampai dengan E2, setelah itu klik tanda sigma. Atau gunakan rumus=SUM(C2:E2). Untuk jumlah di bawahnya tinggal double click pada sel F2.
2.Keterangan ditentukan dengan rumus: jika Jumlah > 230 maka peserta yang bersangkutan dinyatakan Lulus.
Untuk rumus di G2, gunakan rumus berikut ini.
=IF(F2>230;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)
Langkah 3
Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.
langkah3
Langkah 4
Kemudian pilih Other external data source.
Langkah 5
Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.
Langkah 6
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.
Langkah 7
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.
langkah7
Langkah 8
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.
langkah8
Langkah 9
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.
langkah9
Langkah 10
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.
langkah10
Langkah 11
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.
Langkah 12
langkah12
Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.
Refleksi
Beberapa hal yang dapat saya refleksikan setelah saya membuat mail merge dengan aplikasi-aplikasi OpenOffice.org adalah
1. Saya merasa puas, karena perangkat lunak yang saya gunakan adalah perangkat lunak yang open source.
2. Langkah-langkah untuk membuat mail merge dengan OpenOffice.org memang sedikit berbelit-belit ketika di awal, namun jika sudah terbiasa langkah-langkah tersebut akan menjadi mudah.
3. Hasil yang ditampilkan sudah maksimal dan sesuai tujuan pembuatan mail merge, meskipun memang belum seperti kalau kita membaut dengan aplikasi Microsoft Office. Misalnya, jika kita menggunakan OpenOffice.org, setelah dokumen utama dan sumber data digabungkan kita belum bisa melihat preview hasil jadi.
Semoga tutorial di atas dapat bermanfaat bagi kita semua.
